5 טעויות שאתם תמיד עושים כשאתם מתכננים אירוע עסקי

לתכנן אירוע עסקי זאת משימה לא פשוטה, כחברה שמתעסקת בזה ונמצאת בקשר יום יומי עם לקוחותיה, אנחנו נתקלות בטעויות מאוד נפוצות שכמעט כולם עושים! בינינו- למה שלא פשוט תיקחו אותנו כמפיקות האירוע? יחסוך לכם הרבה כאב ראש… ?

1. להיזכר בדקה ה-90

הבעיה: אירוע עסקי דורש ה-ר-ב-ה עבודה, תכנון לוקה בחסר בכל מה שקשור להפצה ושיווק של האירוע, כמות הנרשמים והנוכחים בפועל יכולה לפגוע באיכות הכנס, ולבסוף לפגוע גם באפקטיביות שלו.

הפתרון: אנחנו ממליצות תמיד לקבוע מינימום חודש מראש של הפצת ההזמנה ושיווק האירוע, בכדי לקבל את התוצאות הטובות ביותר מבחינת Time to market.

אז תהיו חכמים ותכננו לכם מספיק זמן כדי שהאירוע שלכם יהיה הכי טוב שאפשר!

2. להתנהג כאילו חוק מרפי לא קיים

הבעיה: אם משהו יכול להשתבש, כנראה שזה יקרה! דברים קורים ברגע האחרון, ומשאירים את כולם מופתעים. כתוצאה מכך האירוע מתעכב, כשמתכנן האירוע מנסה לנקות את בלגן שלא ציפה לו.

הפתרון: יש לבצע הערכת סיכוני אירוע כחלק מוקדם מתהליך התכנון. הקדשו זמן עם צוות האירוע שלך לסיעור מוחות על מה שעלול להשתבש: פגיעה באירוע, בריחת התקציב, או אי הגעה לתוצאות הרצויות מהאירוע. ואז חשבו על דרכים למנוע את הסיכונים האלה. זה לא לוקח זמן רב, וזה מועיל מאוד בהמשך הדרך.

3. אי מעקב אחר שינויים בהיקף האירוע

בעיה: כמו ברוב התרחישים מהחיים האמיתיים, לרוב האירועים יהיו שינויים בתוכניות ובהיקף. אי מעקב אחר השינוי הקטן ביותר יכול להוביל לחוסר שליטה בתקציב, או חוסר בזמן לביצוע כל המשימות.

הפתרון: ביצוע “תהליך מעקב אחר שינויים” היא דרך פשוטה אך יעילה במיוחד לשמור על שינויים מתועדים, שנמצאים תחת שליטה. האדם שמבקש את השינוי (למשל שינוי בכמות המוזמנים, צורת ישיבה שונה) צריך להסביר את השינויים הספציפיים ומנהל האירועים צריך לקבוע כיצד בקשה זו תשפיע על התקציב או הזמן.

4. Over-sell

הבעיה: כנס לקוחות נועד למשוך אליך כמה שיותר לקוחות שיכירו ויתאהבו במותג שלך ובמה שהוא מייצג, וכתוצאה ישירה מכך- להגדיל את הרווחים. אבל טעות מאוד נפוצה בקרב מתכנני האירועים היא למכור את המותג יותר מדי. אנשים מבינים מתי מנסים למכור להם ולרוב הניסיון למכור יותר מדי מייצר תוצאה הפוכה.

הפתרון: נסו לחשוב על טקטיקות שיווק שיעניינו את המשתתפים גם בלי להזכיר את המותג שלכם. אתם תופתעו לגלות כמה חוויה טובה כשלעצמה או חיבור אנושי גורמים לאנשים לקנות.

5. לחשוב שהעבודה נגמרת אחרי האירוע

הבעיה: אחרי אירוע לקוחות מוצלח ישנה ירידת מתח מסוימת, שיכולה לתעתע באנשים ולחשוב שהעבודה נגמרה. טעות! כמות המידע שאתה יכול לאסוף על הלקוחות הקיימים שלך ועל לקוחות פוטנציאלים היא אדירה! חוסר ניצול שלהם יכול לגרום לבזבוז גמור של התקציב וכל מטרות האירוע.

הפתרון: הגדרת צוות מיוחד שיעסוק במימוש הפוטנציאל של האירוע. הוצאת רשימות קשר מסודרות של האנשים שהיו בפועל, איפה הם ביקרו, איך הייתה החוויה שלהם, עם מיהם דיברו באירוע וכו’… ככל שיהיה לכם יותר מידע ככה תוכלו לסגור עסקאות טובות יותר.