7 מיומנויות נחוצות להפעלת אירועים וירטואליים מוצלחים

ניהול אירועים וירטואליים דורש מערך מיומנויות שונה ממתכנני אירועים – מצילום ושידור ועד כתיבת תסריטים והתמודדות עם טכנולוגיה חדשה. אך על פי סקר חדש שנערך על ידי Eventsforce החודש, 53% ממתכנני האירועים אינם מרגישים שיש להם את הכישורים הנחוצים ואף לא ניסיון בניהול אירועים מקוונים מצליחים. זה יכול להיות מדאיג מאוד, במיוחד מאחר שהאירועים האלה הולכים להישאר איתנו בתקופה הקרובה…

ישנם מספר תכונות ומיומנויות מפתח אחרות אשר יסייעו גם בהפעלת אירועים וירטואליים מוצלחים:

1. החלפת עולם המושגים להפקה טלוויזיונית

מתכנני אירועים צריכים לשנות את הגישה. הם כבר לא מנהלים אירועים בצורה בימתית, הם מייצרים כעת אירועים וירטואליים. המתכנן הפך למפיק, האירוע הפך לתוכנית.

גישה זו מדגישה כמה הבדלים עיקריים שיש לטפל בהם. לדוגמה, באירוע פיזי, איחור קטן בזמנים לא אמור להדאיג יותר מדי ולרוב מתקבל בהבנה בקרב המוזמנים. עם זאת, זה לא המקרה עם הפקות וירטואליות. כאשר הדברים אינם פועלים בזמן, אתה מסתכן בסיכוי שיעזבו מספר גדול של צופים.

2. הקשבה לקהל וניתוח נתונים

ניתוח נתונים והקשבה לקהל הם כישורים נדרשים זה מכבר לאירועים פיזיים, ולכן השימוש בהם לצורך הפקה וירטואלית לא אמור להוות בעיה למתכנן אירועים מנוסה. אתה תמיד צריך להביט בניתוח, להקשיב למה שהקהל שלך רוצה ולשפר את החזר ה- ROI של האירוע שלך.

קבע כמה זמן המשתתפים מוכנים להישאר ברשת, גלה כיצד הם אוהבים להעביר תכנים ובדוק את הניואנסים, כמו למשל האם הם באמת רוצים לעשות נטוורקינג קבוצתי.

ישנן כמה דרכים להפקת אירוע וירטואלי נהדר כשאתה לוקח בחשבון מה הקהל שלך והנתונים אומרים לך.

3. דמיון

לדמיין כיצד ייראה אירוע זו מיומנות שיש כבר למתכנני אירועים. וזו מיומנות שצריכה לבוא לידי ביטוי בהפקה הווירטואלית שלך. אתה תהיה הרבה לפני המתחרים שלך רק אם תבין שלא כל תוכן יכול להועיל באופן וירטואלי. יש פעילויות שפשוט לא עובדות.

נניח שאתה הולך להפיק ועידה וירטואלית ואחד הדוברים שלך רוצה לספק בניית צוותים. תפקידך כמפיק האירועים הווירטואליים הוא להחליט אם הרעיון הוא פרקטי או לא והאם הוא ישפר את חוויית המשתמש. אמנם התרגיל שלו היה עובד טוב במתכונת פיזית, אך הוא לא עובר טוב מספיק בעולם הווירטואלי.

היכולת לדמיין כיצד פעילויות יעבדו, היא חשובה במיוחד. אם הם יועברו כמו שצריך, צריך למצוא חלופות.

4. מיומנויות עיצוב

עיצוב היא מיומנות נוספת הדרושה כדי שהאירוע הווירטואלי שלכם יצליח. עליכם לקחת בחשבון את אורך האירוע, להשתמש בכל שיטות יצירת העניין בקרב הקהל, והכי חשוב, לחשוב מה הקהל שלכם ירוויח מצפייה באירוע שלכם. כל המיומנויות הללו מוכרות כבר למתכנני האירועים. עם זאת, האתגר שעומד בפני הרבה אנשים הוא המהירות שבה הזמן עובר באירועים וירטואליים.

לאחר שהחלטתם על האלמנטים העיקריים של התוכן, עליכם לבצע תרגיל לכל הפעלה ספציפית ולעצב כראוי. לדוגמה, יש לך 30 דקות לאירוע. האירוע צריך לכלול: מבוא מהמארח שלך, מצגת של הדובר, זמן לשאלות ותשובות וזמן לסיכום. פתאום אותן 30 דקות נראות די לחוצות. זה ואתה צריך להחליט אם להרחיב את הזמן או לעצב מחדש את האירוע.

אתה צריך לעצב אירועים וירטואליים מהיסוד. זה לא משהו שאתה יכול לזרוק יחד באופן רנדומלי.

5. ניהול הדוברים

הכוונת הדוברים היא מיומנות חדשה עבור חלקכם, אך חיונית עבור אירועים וירטואליים. בדרך כלל באירועים פיזיים, מתכנן עשוי לאפשר לדוברים לעשות את כרצונם, בלי הרבה מעורבות, אחרי הכל הדובר הוא המומחה. המתכנן אולי יסתפק בבריף קצר ובזה תסתיים ההכנה המקדימה. עם זאת, לפעמים הדברים עלולים להשתבש. לדוגמה, דוברים שמרצים מעבר לזמן שהוגדר להם, מתעלמים מהקהל או משקיעים זמן רב מדי בדיבור על עצמם. באירוע וירטואלי אתה לא יכול להרשות לעצמך שמשהו מהדברים האלה יקרה.

אתה צריך לביים את הדוברים שלך. חזרות לפני האירוע עם המנחים היא חשובה מאוד. יש הרבה דברים שצריך לעבור ולבדוק: בדיקת יכולות הפרזנטציה שלהם, איך הם נראים במצלמה, אם איכות הצליל טובה ואיפה הם ממוקמים הם רק חלק מהדברים.

6. תשומת לב לפרטים

בעוד שמתכנני אירועים די טובים בהתמודדות עם פרטים, המיומנות הזו נדרשת ברמה גבוהה הרבה יותר בעת הפקת אירועים וירטואליים. יש לבצע הרבה יותר בדיקות.

באירועים וירטואליים אין דבר כזה יותר לבדוק יותר מדי. יש לבדוק את חווית המשתמש במכשירים שונים, בדפדפני אינטרנט שונים וכמובן שיש לחקור את הגרסאות הנכונות של כל אפליקציה. יש לבדוק היטב את קישורי האינטרנט ותוכנת האינטראקציה של הקהל. אם אינך מרוצה במאה אחוז מאופן עבודת התוכנה שלך, אל תצפה מהצופים שלך להיות מרוצים.

אחת הדרכים הקלות ביותר להבין האם אתה מספק חוויה נהדרת למשתתפי האירוע שלך היא לשבת במושב שלהם. נסה את זה לפני שתעבור לשידור בלייב, ותבצע שיפורים. האירוע שלך יהיה טוב  הרבה יותר אם תיקח את הזמן ותשקיע תשומת לב בפרטים הקטנים.

7. פתרון בעיות מהיר

קיום PLAN B מועיל לכל אירוע, על אחת כמה וכמה לאירוע וירטואלי. מה תעשה אם אי אפשר לראות או לשמוע את אחד הדוברים? מה אם משהו צץ ואחד מהם לא יכול לעלות לדבר? אתה צריך פתרון ואתה זקוק לו במהירות. אחת התשובות היא לבקש מהם לשלוח את המצגת שהוקלטה מראש.

מומלץ להקדים את הבעיות הפוטנציאליות. עם זאת, לא ניתן לחזות הכל. באירוע פיזי יתכן שיהיה לך זמן רב יותר לשקול ולהתמודד עם סוגיות. אבל, באירוע וירטואלי אתה צריך להיות לפתור בעיות הרבה יותר מהר ובאותו רגע, אתה צריך לקבל החלטות מכריעות, אחרת הצופים שלך יתנתקו.

לסיכום, הפעלת אירוע וירטואלי דורשת סט מיומנויות מאוד מסוים, למתכנני אירועים רבים יהיו חלק מהמיומנויות הללו וחלקם יצטרכו לרכוש. מאז פרוץ COVID-19 הרבה ארגונים היו מוכנים לקבל חוויות וירטואליות פחות ממושלמות, אך ככל שיעבור הזמן זה ישתנה והם יצפו לאירועים וירטואליים טובים ומלוטשים יותר המדגימים ROI חזק.