המדריך לניהול נכון של נתוני האירוע שלך

"המגמה הטכנולוגית הגדולה ביותר לאירועים לשנת 2020 היא ניהול נתונים"
Danalynne Menegus, managing editor, Corporate Event News

נתוני אירוע חיוניים בכדי לעזור לארגונים להבין בדיוק מה קורה באירועים שלהם וכיצד הם יכולים לשפר את הדברים בעתיד. בין אם מדובר במדידת נוכחות ובין אם להבין אילו מפגשים אנשים מצאו מרתקים ביותר – נתוני אירועים יכולים להיות בעלי ערך גדול.

עם זאת, למרות חשיבותם, רבים מתקשים לנהל את כל הנתונים שהם אוספים מאירועים ולקבל את התובנות הנחוצות להם.

למעשה, מחקר שנערך על ידי אתר "Eventsforce" מצא כי יותר מ-8 מתוך 10 רואים בניהול נתונים אתגר עקבי, שהולך וגדל עם הזמן. למה?

  •  יותר מדי נתונים, לא מספיק זמן
  •  אין את הכלים לאסוף את המידע הנכון
  •  לא בטוח איזה מידע לאסוף
  •  לא מצליח להוציא את התובנות הנדרשות מהנתונים

וזה לא הולך להיות קל יותר – במיוחד כשמדובר בהיענות, דיווח וניתוח, ושימוש נרחב בכלים טכניים המסייעים לארגונים לאסוף כמות עצומה של נתונים על האירועים והמשתתפים שלהם.

אז איך אפשר להפוך את כל התהליך לממוקד יותר, יעיל יותר שבסופו של דבר גם יביא תוצאות?

הנה ארבעה שלבים לניהול נכון של נתוני האירוע שלכם:

1. אילו נתונים יש לך?

כיום, עם מבחר הכלים העומדים לרשות הארגונים השונים, איסוף נתונים נהיה דבר פשוט – שימוש בכלים זמינים כמו רשתות חברתיות, מערכת רישום אינטרנטית, סקרים אינטרנטיים, אפליקציית אירוע, הפכו את המידע הדרוש לנו לזמין וקל להשגה.

אבל, הקלות שבה ניתן לאסוף נתונים היא גם חלק מהאתגר… יש כל כך הרבה ממנו!

השלב הראשון הוא לעשות 'ספירת מלאי' של מה שכבר יש לך.

אילו נתונים יש לך מאירועים קודמים? ממתי הם? איפה הם מוחזקים? האם בקובץ אקסל, האם בתכנה חיצונית? מה לגבי המערכת הארגונית, כמו ה-CRM לדוגמא? יתכן שתצטרך להשתמש בנתונים אונליין ואופליין בכדי להבין בדיוק איזה מידע כבר קיים אצלך.

2. איזה מידע אתה צריך?

המידע שקיים ברשותך יכול להיות מאוד שונה מהמידע שאתה באמת צריך.
אתה עלול לגלות שאתה אוסף נתונים שונים אבל בסוף לא משתמש בהם- שזה בזבוז מוחלט של הזמן והמשאבים שלך.
יש שני דברים שיש לקחת בחשבון- הראשון הוא איזה מידע אתה צריך בכדי להוציא לפועל את האירוע? לדוגמא, אולי תרצה לדעת איזה ערוץ שיווקי של האירוע שלך היה הכי יעיל? זה יכול להיות אתר הרישום, או הפצת ההזמנה במייל, או משהו אחר.
אולי תרצו דעות על נושאים ומרצים ובכך למדוד נוכחות בכנס.
השני הוא איזה מידע יצטרכו צוות ההנהלה שלך? לדוגמא, סביר להניח שהם ירצו לדעת את הכדאיות של אירוע כזה, הם גם יכולים לשאול על ההכנסות וההוצאות של האירוע הקודם. אולי הם ירצו לדעת כמה לידים חדשים מגיעים מאירועים, כמה לקוחות קיימים?
חשוב להבין מה הם רוצים ואיך הם רוצים שהמידע יוצג עבורם מההתחלה.

3. האם מקורות המידע שלך אמינים?

יש לוודא שהנתונים שלך הם נתונים נכונים. אם המידע האישי על המוזמנים שיש ברשותך ישן או לא תואם למקורות מידע אחרים- אתה תבזבז זמן ואנרגיה. ותפספס תובנות מדויקות שיכולות להשפיע על תכנון האירוע הבא שלך.
אבל זה לא רק המידע האישי- זה גם כל שאר הנתונים שאתה אוסף באופן אנונימי. כמו תוצאות הסקרים שאתה עורך במהלך הכנס.

4. אילו תובנות אפשר להסיק מהנתונים שברשותך?

ברגע שהנתונים נאספו, זה הזמן לגלות מה המידע אומר לך- השלב הראשון של ניתוח המידע הוא להבין על מה אתה מסתכל. השלב השני הוא להפוך לחוקר, לדוגמה- נניח שאתה מנסה להבין למה הכנס שלך השנה הכניס יותר כסף מהשנה הקודמת? זה יכול להיות בגלל שהחלפת ספקים וחסכת כסף, או שצוות השיווק שלך שיווק את האירוע במדיה חברתית נוספת בכדי להרחיב את קהל היעד שלך. או אולי אחד הספונסרים המרכזיים שלך משך קהל עם מאמצי שיווק משלו.

רד לעומק הנתונים שלך, והבן מדוע.

ברגע שתאמץ את דרך הגישה הזו, תוכל להביא תובנות שימושיות שיתרמו לארגון שלך.

חשוב לציין שבכדי להוציא את המיטב מנתוני האירוע שלך, אתה חייב להמשיך להתפתח במה שאתה עושה.

השינוי הוא תמידי, מה שאומר שהדרישות מהמידע שלך והדיווחים ימשיכו להשתנות.
המנהלים שלך ישתנו ויבקשו מידע שונה ומתחרים שלך ימשיכו להתחרות בך.
למד מהמידע שברשותך, והיצמד לשלבים אלו- כך שתוכל להשתפר איפה שאתה יכול.